掌握績效考核面談關鍵：三步驟建立具法律效力的職能表現會議紀錄
📅 最近更新：2026.1.8 ｜⏱️閱讀時間：6分鐘｜👥 適用對象：人資、企業主、營運主管
本文主要提供企業主管面談不適任員工的執行策略與法律存證指南。從簽到細節、溝通定調到完整的會議紀錄範本，教您如何建立具法律效力的告知紀錄，有效預防未來勞資申訴與法律訟爭風險，確保管理決定的合法性與穩定性。
本文重點導覽
在職能表現面談的過程中並非與員工辯論，或試圖在面談中說服他認錯，而應該是「正式且清楚」的傳遞給人員：公司認定他「不適任」，而且不是單一主管意見，是多位主管一致看法。
為了讓面談紀錄在法律上產生效力，執行面必須落實以下動作：
若公司目前已有制式版本，可用以確認相關細節是否皆有帶到：
一、面談基本資料
面談日期：＿＿年＿＿月＿＿日，面談時間：＿＿：＿＿ 至 ＿＿：＿＿，面談地點：＿＿＿＿＿＿
與會人員：＿＿＿＿＿＿，公司代表：＿＿＿＿＿＿，員工本人親簽：＿＿＿＿＿＿(簽名確認已出席本次面談)。
二、面談主題：關於員工工作表現與適任性之正式說明
三、公司說明重點：
- 公司說明：經多位主管及管理層綜合觀察與討論，認定該員工在試用期間之工作態度、溝通方式及管理互動上，未符合公司對該職位之期待。
- 公司指出：相關問題已非單一事件或單一主管意見，而係多位主管多次反映，並已形成一致看法。
- 公司明確告知：單就其個人表現與行為，公司亦認定其目前不適任該職務，並不符合公司文化與管理需求。
四、員工回應紀錄：（照實寫，不美化、不幫解釋，只記錄。）
五、會議結論：
公司再次重申，已正式告知員工不適任之評估結果，並說明此為公司經審慎評估後之管理決定。
在企業進行職能面談的過程中，需謹記：
- 看法應該「內部主管一致」，而非單一主管的個人看法。
- 文件必須「有簽到」、「有明確不適任告知」、「有紀錄員工回應」 。
- 過程應該「清楚」告知公司看法，而非說服員工或與其爭辯具體細節。
VME管理提醒
- 發生勞資糾紛時，書面資料非常關鍵，因此相關紀錄皆應該妥善保存，以利必要時提供紀錄給法官、調解委員或勞工局參考。
- 團隊文化也是員工管理的一大關鍵，建議讓各員工清楚了解自身職位的職能表現期待。
FAQ常見問答
Q1：如果員工在面談時拒絕承認不適任，該怎麼辦？
面談的目的並非說服員工認錯，而是留下公司已「清楚告知」其不適任的紀錄 。紀錄中應照實記下員工的回應，這份紀錄是用來證明公司已履行告知義務 。
Q2：為什麼面談一開始就要簽到？
簽到具有法律用途，能證明員工本人確實出席了這場會議，並被正式告知了相關評估結果，避免對方事後聲稱不知情 。
Q3：面談紀錄中，員工的回應部分可以幫他修飾嗎？
絕對不要。員工的回應應該「照實寫」，不要美化或幫他解釋，純粹作為事實的記錄 。
Q5：面談紀錄最核心的法律價值是什麼？
最核心價值在於提供一份證據，證明公司是經過多位主管審慎評估、並已正式告知員工其表現未達職位期待，而非單方面、無理由的惡意解雇 。
